Днес когато с мобилните си телефони, можем не само да водим разговори, да общуваме в социалните мрежи, да си водим записки, да правим снимки и изчисления, все още имаме на компютрите си някоя версия на MS Excel. Това приложение се изучава задължително в училище и във всички университети, независимо от специалността.
Възниква въпросът: „Защо Ms Excel е толкова важен?“. За финансисти, счетоводители и всички, които се занимават със сметки, ясно Ексел им помага по-бързо и лесно да си свършат работата.
Мислите си, че за Вас, като служители в човешки ресурси или в отдели не пряко свързани със сметки и цифри, не ви е необходим този Ексел, не ви е необходимо да задълбавате толкова във формули, функции, графики и диаграми. Може да си спестите това усилие.
Представете си, че за обявена вакантна от вашата фирма длъжност са кандидатствали над 100 човека и вие спешно трябва да поканите на интервю само кандидатите, които отговарят едновременно на няколко критерия. Какво правите за да се справите със задачата навреме? Вземате списъкът с кандидатите вкъщи и започвате да задрасквате един по един кандидатите, които не отговарят на някое от условията. Справяте се със задачата, но сте си съсипали вечерта. На другата сутрин споделяте с колега за вечерните си занимания, той се усмихва, казва Ви да му изпратите суровия списък с всички кандидати, отива на компютъра си и след няколко минути Ви изпраща два списъка, единият с кандидатите, които да поканите на интервю, а другият с тези на които да напишете писмо и да им благодарите за участието. Вие сте изумени от бързината и прецизността, с която се е справил колегата Ви, благодарите му и искрено изказвате възхищението си от неговата работа. Той се усмихва доволен и споделя, че не е толкова умен просто е ходил на курс MS Excel и там са му показали много полезни приложения за работа с формули и функции. Обещавате си, че при първи удобен случаи ще се запишете на курс.
Не след дълго Ви възлагат да водите присъствената форма на отдела и да давате отчет всеки месец за изработеното време от служителите. Този път преди да си занесете работата вкъщи споделяте с онзи колега задачата, а той Ви успокоява и Ви казва,че утре заедно ще поработите, а сега е време за купон. Отивате на купона, но със свито сърце. На сутринта, чакате с нетърпение колегата, звъните му по телефона да побърза, а той Ви казва да подготвите един списък с имената на хората, докато дойде и после заедно ще приготвите файл за присъствието с работни листове за всеки месец от годината. Въвеждате имената на служителите по азбучен ред и вече истински се притеснявате, формата трябва да бъде на бюрото на шефа за одобрение и подпис до обяд.
Колегата най-после пристига поглежда списъка и казва, че трябва да е подреден по длъжности, а не по азбучен ред. Набързо го подрежда както трябва, слага заглавие, автоматично въвежда дните от 1 до 31, форматира табличката, въвежда реквизитите и място за подписи на изготвил и заверил.
Много внимателно наблюдавате колегата, дотук всичко Ви е ясно, и Вие така можете да се справите, като повторите тези действия още 11 пъти за останалите месеци от годината. Не Ви става ясно само защо той добави един ред под реда, в който са въведени дните от 1 до 31. Работеният лист върху който работихте до сега го именува (1), след което го копира в същия файл, и получи лист (2), копира листове (1) и (2) и получи листове (3) и (4) и така докато получи 12 листа с имената на служителите и реквизитите. Маркира всички работни листове от (1) до (12) и въведе текст Присъствена форма на отдел „Човешки ресурси“ този текст се появи във всички работни листове. После отвори работен лист (1) и в добавения ред под цифрите от 1 до 31 въведе автоматично първата буква на деня от седмицата съответстващ на датата от месец януари. Маркира клетките съответстващи на събота и неделя и в тях едновременно въведе буквата н (не работен ден). Нанесе отпуските и болничните на тези които са в отпуск, а в останалите празни клетки в диапазона едновременно въведе цифрата 8 (8 часов работен ден). После написа няколко функции, с които сумира работните дни, неработните дни, отпуските, болничните и всички присъствени дни.
За не по-вече от 15 минути имахте информацията за месец Януари и шаблон за цялата година. Накрая ви показа как да изпратя само работния лист с месец януари на шефа за одобрение.
Сега си обещавате, че няма да чакате първа възможност да запишете курс за Ексел, а вие ще я създадете.
Шефът е доволен от прецизната ви работа и отново Ви задава задачка закачка този път от щатното разписание на фирмата, което съдържа персонална информация за всеки служител – име, заплата, град отдел и длъжност, да му дадете информация за броя на служителите по отдели и градове, а също така, колко са мъжете и жените във всеки отдел. Приемате задачката и си казвате, познавайки донякъде възможностите на Ексел, че ще падне голямо сортиране, филтриране, броене. В почивката от дума на дума с колегите споделяте с какво ви е натоварил шефа. Колегата Ви отново казва, че може да се справи с тази задача за две минути, но този път не може да му пратите цялото щатно разписание, защото това е класифицирана информация, но приемате той да дойде при вас и да ви казва какво да правите.
С помощта на инструмента „Пивотни таблици“ за две минути получихте цифрите, които ви трябваха, без те да съществуват изобщо във вашата база данни. Сега наистина сте във възторг от Ексел.
Разказвате всичко на шефа, а той Ви довери, че работи с Ексел от дълго време, но не познава много добре този инструмент „Пивотни таблици“ и възможността му от не цифрова информация да получи тези данни. Наистина впечатляващо.
Излизате от кабинета на шефа с обещание не само Вие да отидете на курс, а в офиса ви да се организира курс за желаещите.
Ако и вие искате да се справяте толкова добре с програмата, запишете курс по Excel в компютърно образователен цетър Progress. Може да избирате между ниво за начинаещи и напреднали. Повече информация за обученията може да намерите на https://progressbg.net/